Akta osobowe 2026 (ebook) Żory

Przedstawiamy obowiązujące zasady prowadzenia akt osobowych i dokumentacji pracowniczej. Wskazujemy okresy przechowywania dokumentacji (i dylematy typu: czy kopiować dokumenty, gdy ktoś ma nowe i stare okresy przechowywania). Wyjaśniamy nowy obowiązek informacyjny. Wskazujemy, co przechowywać w poszczególnych częściach akt i jak obecnie numerować dokumenty. Wyjaśniamy też zmienione zasady ewidencjonowania czasu pracy (m.in. oddzielne prowadzenie, wskazywanie godzin i dni wolnych, dyżur itp). Pokazujemy też, jak przejść na elektroniczne akta osobowe. Spis treści: Redakcja Okresy przechowywania akt osobowych (dla umów sprzed i po 1 stycznia 2019 r.). Jakie są okresy przechowywania dokumentacji w zależności od tego, kiedy rozpoczęła się umowa? Którym pracownikom można skrócić okres przechowywania z 50 do 10 lat, a którym nie? Spór sądowy a okres przechowywania dokumentacji Upływa okres przechowywania dokumentacji co z nią robimy? Zawieramy kolejną umowę z tym samym pracownikiem jaki jest termin przechowywania akt? Od kiedy liczy się okres przechowywania dokumentacji pracowniczej? Można skopiować dokumenty do drugich akt, choć nie trzeba Wspólne świadectwo czy kopiować do poprzednich akt? Ostatecznie decyduje pracodawca A jeśli nie damy nowej umowy, lecz przedłużymy starą? Jak w takim przypadku informować o okresie przechowywania? Czy należy informować o okresie przechowywania dokumentacji gdy pomiędzy umowami nie ma przerw a pracownik wystąpił o wydanie świadectwa pracy? Elektroniczne akta osobowe Forma papierowa lub elektroniczna W jaki sposób przechodzimy z akt papierowych na elektroniczne (jak je digitalizujemy)? Wymagana będzie odpowiednia numeracja e-dokumentów i spis treści Trzeba dodać tzw. metadane Elektroniczne akta należy odpowiednio zabezpieczyć Trzeba powiadomić pracowników (byłych pracowników) o możliwości odbioru W jakiej formie dokumentacja powinna zostać wydana? Po przejściu na e-akta nieodebraną dokumentację można zniszczyć Można będzie wrócić do formy papierowej Odbiór formy elektronicznej co należy przez to rozumieć? Dokumentacja elektroniczna równoważna papierowej Pracownik prosi o kopię z e-akt jak mu ją wydać? Akta częściowo papierowe, częściowo elektroniczne są wykluczone Niektóre inne dokumenty obok akt osobowych też mogą być elektroniczne Inspekcja pracy będzie mogła skontrolować także elektroniczne akta Zasady prowadzenia akt osobowych według rozporządzenia Co przechowujemy w poszczególnych częściach akt osobowych? Dokumenty przechowywane w poszczególnych częściach akt i poza nimi po 1 stycznia 2019 r. część E akt osobowych Czy zamieszczać dokument w aktach, czy tylko żądać go do wglądu i oddać pracownikowi? Czy potwierdzać za zgodność na oświadczeniu pracownika? A może zrezygnować z potwierdzania danych? Czy wolno kserować podstawowe dokumenty, jak świadectwa pracy? Spis treści zgodny z rozporządzeniem i łatwy do wymiany Zaświadczenia lekarskie z poprzedniej firmy czasem umieszcza się w aktach Czy przechowujemy w aktach CV i list motywacyjny? Pytania do UODO 8 zasad prowadzenia teczek osobowych Po otrzymaniu nowego dokumentu powinniśmy wykonać 4 kroki Za prowadzenie akt osobowych odpowiada pracodawca także gdy oddał kadry na zewnątrz Musi być upoważnienie do przetwarzania danych osobowych Za nieprowadzenie akt grozi grzywna Ewidencjonowanie czasu pracy Jakie informacje powinna zawierać ewidencja? Jakie jeszcze dokumenty umieszcza się w dokumentacji ewidencyjnej? Ewidencjonowanie czasu pracy w delegacji i innych kwestii Prowadzenie ewidencji Uproszczona ewidencja czasu pracy Forma prowadzenia ewidencji czasu pracy Potwierdzanie obecności i pozyskiwanie danych do ewidencji kto Prowadzi ewidencję? Przechowywanie ewidencji Informacja o okresie przechowywania akt