COMARCH OPTIMA Obieg dokumentów Wrocław

Papier to wci wany nonik informacji. jednak rozwj firmy oraz wci napywajce informacje z otoczenia generuj coraz wiksz liczb dokumentw. Aby unikn trudnoci zwizanych z przechowywaniem dokumentw. poszukiwaniem informacji na nich zawartych. czy te tworzeniem powiza midzy nimi konieczne jest wykorzystanie narzdzia. ktre pozwoli wyeliminowa te problemy. Te oraz wiele wicej moliwoci zapewnia modu Obieg Dokumentw. Modu umoliwia definiowanie procesw. jakim podlegaj dokumenty. Dziki procedurom obiegu dokumentw kada sprawa realizowana jest w zaplanowany. usystematyzowany i waciwy dla firmy sposb. Uytkownik moduu ma moliwo: * wprowadzania dokumentw. * zaczanie skanw. plikw. * opisywanie dokumentu i doczonych plikw w dowolny sposb. Tworzenie skanw dokumentu moe odbywa si bezporednio z poziomu Comarch OPT!MA. uruchamiajc domylne oprogramowanie skanera. Obieg Dokumentw to prowadzenie elektronicznej formy dokumentacji. a w szczeglnoci: * gromadzenie dokumentw w dowolnym formacie (jpg. pdf. doc. xls i in.). * swobodne grupowanie w rnorodnych katalogach. * szczegowe opisywanie dokumentw za pomoc cech. * czenie dokumentw z rnymi podmiotami (kontrahenci. banki i in.) oraz z dowolnymi dokumentami wprowadzonymi do bazy danych programu (faktury. dokumenty magazynowe. dokumenty ksigowe). * czenie transakcji z dowoln iloci dokumentw elektronicznych. * definiowanie uprawnie pracownikw dotyczce edycji i wgldu do dokumentu. * wyznaczanie osoby odpowiedzialnej za dany dokument. Wprowadzony dokument moe mie wasn ciek. wedug ktrej jest obsugiwany. Schematy procesw (etapw) umoliwiaj definiowanie takich cieek. Budowa schematu polega na wskazaniu relacji (powiza) pomidzy poszczeglnymi etapami cieki danego dokumentu. Kady operator w programie ma wasn skrzynk. w ktrej zbierane s informacje o tym. jakie etapy powinien aktualnie wykona. W module Obieg Dokumentw mona rezerwowa czas w terminarzu pracownika. potrzebny na obsug zada przypisanych mu wraz z dokumentem. a we waciwym momencie (wczeniej zdefiniowanym) operator moe otrzyma przypomnienie o zbliajcym si terminie wykonania wykorzystujc dodatek do programu - Przypominacz. Obieg Dokumentw umoliwia tworzenie elektronicznych dokumentw. ktre pozwol: * w prosty sposb ewidencjonowa wszelkie dokumenty. * tworzy powizania midzy dokumentami elektronicznymi. co pozwoli na byskawiczne wyszukiwanie potrzebnych informacji. zawartych na kilku dokumentach. * nadawa uprawnienia do wgldu w dokument. * udostpnia dokumenty kilku pracownikom jednoczenie. eliminujc oczekiwanie na dostp do potrzebnych pracownikowi informacji. * zorganizowa prac w firmie i przepyw informacji o wykonanych zadaniach. sprawdzonych dokumentach i innych czynnociach. poprzez stworzenie wielu procesw (etapw) przepywu dokumentw elektronicznych. * jasno okrela obowizki pracownikw wykorzystujc Skrzynk pracownika. do ktrej wpywaj dokumenty przypisane do danej osoby.