Vademecum dokumentacji kadrowej 2023. Część 1 (E-book) Wieliczka

Zebraliśmy najważniejsze dokumenty kadrowe oraz praktyczne porady i wskazówki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej dostosowanej do najnowszych przepisów. Każdy wzór opatrzony jest przejrzystym komentarzem, zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego dokumentu. W przypadku każdego dokumentu wskazujemy, czy powinien być on przechowywany w teczce personalnej pracownika, a jeśli tak - w której części. Pokazujemy, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu. Spis treści: Redakcja Wstęp Rozdział I Zatrudnianie pracowników KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA KANDYDATA, KWESTIONARIUSZ OSOBOWY DLA PRACOWNIKA Kandydat do pracy powie nam mniej niż zatrudniony Forma przekazania danych oświadczenie Miejsce zamieszkania czy zameldowania Wymagane wykształcenie określi sam pracodawca albo pragmatyki Konieczny podpis i wskazanie daty Oświadczenia o niekaralności można wymagać tylko w szczególnych okolicznościach Od kandydata nie można domagać się udostępnienia zdjęcia, ale od pracownika już tak Jeden kwestionariusz do części A, a drugi do części B akt osobowych INFORMACJA O WARUNKACH ZATRUDNIENIA Dobowa i tygodniowa norma czasu pracy Częstotliwość wypłaty wynagrodzenia Wymiar urlopu wypoczynkowego Okres wypowiedzenia umowy o pracę Pora nocna, obecności w pracy, układ zbiorowy Dopuszczalna informacja w formie uproszczonej Nie wszystkie zmiany rodzą konieczność aktualizacji informacji UMOWA O PRACĘ NA CZAS NIEOKREŚLONY Rodzaj umowy o pracę Określenie stron stosunku pracy Określenie rodzaju pracy Miejsce wykonywania pracy Obowiązujący zatrudnionego wymiar etatu Wynagrodzenie za pracę Przechowywanie dokumentu UMOWA O PRACĘ NA OKRES PRÓBNY UMOWA O PRACĘ NA CZAS OKREŚLONY Limity dla umów terminowych UMOWA O PRACĘ NA CZAS ZASTĘPSTWA Wskazuje się datę zawarcia umowy Pracownik z tej samej firmy zastępcą Nazwisko zastępowanego pracownika Jest kilka sposobów na wskazanie rodzaju pracy zastępcy Wymiar czasu pracy niekoniecznie taki jak zastępowanego Zakończenie i wypowiedzenie umowy z zastępcą Brak przedłużenia do dnia porodu POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WARUNKI UMOWY O PRACĘ Można się posługiwać zwrotem aneks, ale uwaga na angaże Określenie daty pozostawiono do decyzji stron Bezwzględnie konieczna zgodna wola stron Trzeba wyraźnie określić, od kiedy obowiązują nowe warunki Za porozumieniem można zmieniać wszystkie istotne składniki umowy o pracę Warto zaznaczyć, że pozostałe warunki umowy się nie zmieniają Trzeba zadbać o podpisy stron na dokumencie Powinna zostać zachowana forma pisemna To rozwiązanie korzystne dla pracodawcy, ale trzeba uważać Aneks wkładamy do akt osobowych pracownika PISEMNY ZAKRES OBOWIĄZKÓW Trzeba zapoznać podwładnego z zakresem zadań Nie dołącza się dokumentu do umowy o pracę Warto wskazać podwładnemu ogólne i szczegółowe zadania Nieprzyjęcie zakresu zadań może skutkować wypowiedzeniem Zmiana rodzaju pracy = modyfikacja zakresu obowiązków Zakres obowiązków jest niezależny od opisu stanowiska Przechowywanie w części B akt osobowych Rozdział II Rozwiązywanie umów o pracę świadectwo pracy Informacje na górze świadectwa pracy Ustęp 1 świadectwa pracy oznaczenie pracodawcy i okresy zatrudnienia Ustęp 3 świadectwa pracy rodzaj pracy, stanowiska i funkcje Ustęp 4 świadectwa pracy tryb i podstawa prawna rozwiązania umowy Ustęp 5 świadectwa jednostronne skrócenie okresu wypowiedzenia Ustęp 6 pkt 1 świadectwa urlop wypoczynkowy Ustęp 6 pkt 2 świadectwa urlop bezpłatny Ustęp 6 pkt 3 świadectwa informacja o urlopie ojcowskim Ustęp 6 pkt 4 świadectwa informacja o urlopie rodzicielskim Ustęp 6 pkt 5 świadectwa informacja o urlopie wychowawczym Ustęp 6 pkt 6 świadectwa informacja o ochronie na podstawie art. 1868 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy Ustęp 6 pkt 7 świadectwa informacja o korzystaniu z wolnego z tytułu wychowywania dziecka w wieku do 14 lat Ustęp 6 pkt 8 świadectwa informacja o niezdolności do pracy oraz pobieraniu wynagrodzenia chorobowego Ustęp 6 pkt 9 świadectwa informacja o niepłatnym pierwszym dniu zwolnienia lekarskiego, udzielonego na krócej niż 7 dni Ustęp 6 pkt 10 świadectwa informacja o odbytej służbie wojskowej Ustęp 6 pkt 11 świadectwa informacja o wykonywaniu pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze Ustęp 6 pkt 12 świadectwa dodatkowy urlop lub dodatkowe uprawnienia Ustęp 6 pkt 13 świadectwa okresy nieskładkowe Ustęp 7 świadectwa należność egzekwowana przez komornika Ustęp 8 świadectwa informacje uzupełniające Jak wydawać świadectwa pracy po umowach terminowych? ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ ZA POROZUMIENIEM Uwaga na wady oświadczenia woli Data rozwiązania umowy może być dowolna Tryb pomocny, gdy nie można stosować wypowiedzenia WYPOWIEDZENIE UMOWY O PRACĘ PRZEZ PRACODAWCĘ Wypowiadając umowę bezterminową, trzeba wskazać przyczynę Wskazanie fikcyjnej przyczyny to pewna przegrana w sądzie pracy Konieczne jest pouczenie Obowiązek konsultacji i zachowania formy pisemnej Wypowiedzenie przechowuje się w aktach osobowych ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ W TRYBIE DYSCYPLINARNYM Okres na wręczenie dyscyplinarki Termin rozwiązania umowy o pracę Powody rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia Pouczenie o odwołaniu do sądu pracy Podpis pracodawcy i pracownika Przechowywanie dokumentu ROZWIĄZANIE UMOWY O PRACĘ BEZ WYPOWIEDZENIA BEZ WINY PRACOWNIKA Pismo musi zawierać określone elementy Okres ochrony przed rozwiązaniem umowy z chorującym pracownikiem Lepiej nie wpisywać daty ustania stosunku pracy Przechowywanie dokumentów w części C akt osobowych Rozdział III Dokumenty związane z czasem pracy Wniosek pracownika o prywatne wyjście w czasie pracy i jego odpracowanie oraz zapis regulaminowy Wniosek o zwolnienie od pracy ma być złożony na piśmie Warto ustalić zasady w regulaminie WNIOSEK PRACOWNIKA O OBJĘCIE RUCHOMYM CZASEM PRACY Nie ma ryzyka nadgodzin Dopuszczalny jest przedział czasowy rozpoczęcia pracy Konieczny zapis w układzie, porozumienie albo wniosek Przechowywanie dokumentu MIESIĘCZNA KARTA EWIDENCJI CZASU PRACY Nie mylić z listą obecności ani z grafikiem Nie ma znaczenia podstawa nawiązania stosunku pracy Nie zawsze ewidencjonuje się godziny pracy Najbardziej praktyczna będzie karta obejmująca okres rozliczeniowy Najważniejsza informacja to liczba przepracowanych godzin Trzeba podać dane niezbędne do prawidłowego naliczenia wypłaty Sposób na oznaczenia w ewidencji Na żądanie pracownika trzeba mu udostępnić ewidencję Nieprowadzenie (wadliwe prowadzenie) ewidencji spotka się z sankcjami W sporze o nadgodziny dowodem może być nie tylko ewidencja Karty ewidencji można trzymać w segregatorze Rozdział IV Dokumenty związane z wynagrodzeniami ZAŚWIADCZENIE O ZATRUDNIENIU I ZAROBKACH W jakim terminie należy wydać zaświadczenie Dopuszczalne gotowe formularze i wzory O tym, jakie informacje zamieścić, decyduje cel wystawienia zaświadczenia Dodatkowe elementy na prośbę pracownika Z telefonicznym potwierdzaniem danych wiąże się duże ryzyko Przechowywanie fakultatywnie w aktach osobowych Pracodawcy grożą określone sankcje karne Możliwa też odpowiedzialność odszkodowawcza POROZUMIENIE ZMIENIAJĄCE WYNAGRODZENIE WYPOWIEDZENIE ZMIENIAJĄCE WYNAGRODZENIE Tryb zmiany regulaminu płacowego i umów o pracę w kwestii obniżki pensji Porozumienie zmieniające warunki płacowe Wypowiedzenie zmieniające warunki płacowe Konsultacja ze związkami zawodowymi Przechowywanie dokumentów Rozdział V Obowiązki pracodawcy AKTA OSOBOWE CZĘŚCI A, B, C, D I E 8 zasad prowadzenia teczek osobowych, czyli co trzeba zapamiętać Po otrzymaniu nowego dokumentu należy wykonać 4 kroki Skrócony okres przechowywania dokumentacji Za prowadzenie akt osobowych odpowiada pracodawca Za nieprowadzenie akt osobowych grozi grzywna Czy ochrona danych pozwala przechowywać dokumenty niewymienione w rozporządzeniu (a jeśli tak to na jakiej podstawie)? UPOWAŻNIENIE DO PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH Wydając dokument na piśmie, zakład chroni swoje interesy W treści upoważnienia wskazuje się adresata i kilka dat Uprawnionym do nadania upoważnienia będzie administrator danych Trzeba zdążyć przed dopuszczeniem pracownika do przetwarzania danych Adresatem jest każdy, kto ma dostęp do chronionych danych Trzeba skonkretyzować zakres upoważnienia Możliwe upoważnienie na czas określony bądź nieokreślony Wytypowane osoby muszą zachować tajemnicę, a sankcją może być nawet więzienie Za brak upoważnienia możliwe sankcje Przechowywanie dokumentu w części B akt osobowych POTWIERDZENIE ZAPOZNANIA SIĘ PRACOWNIKA Z REGULAMINEM PRACY Kiedy pracodawca zapoznaje z informacją o warunkach pracy? Obowiązek istnieje tylko w stosunku do pracowników Termin wyraźnie określają przepisy kodeksowe Konieczne jest zachowanie formy pisemnej Za niewypełnienie obowiązku pracodawcy grożą sankcje Dokument przechowuje się w aktach osobowych Trzeba zapoznać też z innymi procedurami i warto mieć dowód na piśmie Rozdział VI Przydatne regulaminy i procedury firmowe STRATEGIA PRZECIWDZIAŁANIA DYSKRYMINACJI Postanowienia ogólne strategii antydyskryminacyjnej Sformułowanie i wprowadzenie strategii Pracodawca przed sądem, czyli co grozi za dyskryminację Regulamin bezpieczeństwa informacji Oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem Opracowanie dodatkowych dokumentów może przynieść wymierne korzyści Zapisujemy, kto i czego robić nie powinien Niekiedy wystarczy zapis w umowie o pracę Możliwa kara porządkowa, a nawet dyscyplinarka INFORMACJA O STOSOWANIU MONITORINGU REGULAMIN RACJONALIZACJI W treści regulaminu potrzebne precyzyjne regulacje Jest kilka możliwości zapoznania pracowników z regulaminem Przechowywanie dokumentu poza aktami osobowymi FRAGMENT REGULAMINU PRACY zasady KORZYSTANIA ZE SŁUŻBOWYCH KOMPUTERÓW Nie ma pełnej dowolności Trzeba ustalić jasne reguły korzystania ze sprzętu Najpierw trzeba powiadomić pracowników Działanie pracodawcy wymaga uzasadnienia Gdy utrudniona jest kontrola, pomoże system czasu pracy Trzeba uważać na dane wrażliwe Gdy pracownik nie przestrzega zasad, możliwe są sankcje Gdy pracodawca łamie prawo, poniesie odpowiedzialność Przechowywanie regulaminu i oświadczenia pracownika