Zarządca. Wspólnota Mieszkaniowa. Bank Rybnik

Zarządca – wspólnota mieszkaniowa – bank Współpraca w praktyce Zarządca nieruchomości, wspólnota mieszkaniowa I bank to trzy podmioty połączone wspólnym biznesem, powiązane również prawnie poprzez umowy oraz funkcjonalnie przez podział zadań i odpowiedzialności. Można sobie wyobrazić wspólnoty, które dzięki własnemu aktywnemu i profesjonalnemu zarządowi osobowemu administrują budynkiem, ale gospodarka finansowa oparta na całkowicie gotówkowym obrocie gospodarczym z wykluczeniem banku jest niezwykle trudna. Samodzielne prowadzenie przez wspólnotę ewidencji przychodów i kosztów oraz rozliczeń z członkami wspólnoty – bez korzystania z profesjonalnej obsługi księgowej – również wydaje się skrajnie trudne. Jeśli wspólnota jest w stanie zbierać zaliczki i dokonywać płatności za dostawę mediów, sprzątanie czy odbiór śmieci w formie gotówkowej, to wcześniej czy później powstanie potrzeba ulokowania zgromadzonej nadwyżki środków i wówczas pojawi się bank. Zatrudnienie przez wspólnotę sprzątaczki skutkuje koniecznością odprowadzenia składek na ubezpieczenie i zaliczek podatku. Owszem, istnieje rozwiązanie niewymagające zakładania konta bankowego, czyli wpłata składek ubezpieczeniowych oraz zobowiązań podatkowych w placówkach Poczty Polskiej. Jednak koszt każdej wpłaty wynosi 12 zł przy kwocie nieprzekraczającej 1,2 tys. zł (cennik z początku 2020 roku), co jest stawką zaporową, jeśli się ją porówna z możliwością wykonywania darmowych przelewów elektronicznych w większości banków oferujących rachunki dla wspólnot mieszkaniowych. Czy członkowie wspólnoty mogą kontrolować wydatki realizowane w formie gotówkowej? Tak, choć będzie to bardzo trudne organizacyjnie oraz prawnie, gdyż obrót gotówkowy przy kwotach przekraczających równowartość 15 tys. zł jest utrudniony, a szczególnie kontrolowany po przekroczeniu kwoty odpowiadającej równowartości 10 tys. euro (co wynika z obowiązku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego opisanych w ustawie z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu). Czy zarządca jest w stanie prowadzić rozliczenia z dostawcami usług oraz ze wspólnotą z wykorzystaniem wyłącznie rozliczeń gotówkowych? Tak, ale należy wziąć pod uwagę opisane powyżej problemy prawne oraz wysokie koszty dokonywania płatności gotówkowych i prowadzenia ewidencji przychodów i kosztów. Czy bank jest w stanie funkcjonować bez wspólnot mieszkaniowych? Tak, część banków nie dysponuje ofertą lub technologią konieczną do obsługi rachunków wspólnot i zarządców. Odpowiedzi na postawione powyżej pytania są, jak widać, niejednoznaczne. Zarządca, wspólnota i bank mogą funkcjonować bez siebie, ale współpraca tych trzech podmiotów może znacznie usprawnić zarządzanie i obniżyć koszty eksploatacji nieruchomości. Dobra współpraca to szansa na: sprawne zarządzanie nieruchomością, szybką i bezbłędną sprawozdawczość dla członków wspólnot, kontrolę wydatków, finansowanie inwestycji oraz bezpieczeństwo środków zgromadzonych przez wspólnotę. Spis treści 1. Wstęp / 5 2. Ogólne zasady gospodarki finansowej wspólnot / 7 2.1. Współwłasność / 8 2.2. Eksploatacja / 10 2.3. Fundusz remontowy / 14 2.4. Fundusze celowe / 15 2.5. Dobre praktyki zarządcy / 17 2.6. Księgowość wspólnoty / 19 3. Porównanie ofert banków / 25 3.1. Wybór banku a Prawo zamówień publicznych / 31 4. Reprezentacja wspólnoty / 35 4.1. Zarządca pełnomocnikiem procesowym / 40 5. Rozliczenia przez rachunek bankowy / 43 5.1. Informacja o saldzie na rachunku oraz o zadłużeniu wspólnoty 45 6. Biała lista oraz mechanizm podzielonej płatności / 47 7. Beneficjent rzeczywisty we wspólnocie oraz oświadczenie FATCA / 53 7.1. Przykładowy wzór oświadczenia o beneficjencie rzeczywistym wymaganego przez banki / 54 7.2. FATCA i CRS / 56 8. Zakładanie rachunku bankowego / 59 9. Bankowość elektroniczna dla zarządców i wspólnot / 65 9.1. Wymagania techniczne i bezpieczeństwo / 67 9.2. Loginy, identyfikatory i hasła / 69 9.3. Dodatkowe zasady bezpieczeństwa / 70 9.4. Jak nie dać się oszukać i nie ujawnić danych wymaganych do logowania? / 71 9.5. Komu i jaki dostęp do bankowości elektronicznej? / 71 9.6. Wyciągi zbiorcze / 72 9.7. Wyszukiwanie operacji na wyciągach / 73 9.8. Paczki przelewów / 74 9.9. Kontrahenci zbiorczy i przelewy zbiorcze / 74 10. Identyfikacja wpłat – płatności masowe / 75 11. Zbieranie zaliczek: wpłaty gotówkowe, przelewy, polecenie zapłaty po stronie wierzyciela / 83 12. Oszczędności wspólnoty / 87 12.1. Rachunki oszczędnościowe lub lokacyjne / 89 12.2. Lokaty terminowe standardowe i promocyjne / 91 12.3. Lokaty promocyjne / 93 13. Finansowanie inwestycji za pomocą kredytu czy środków własnych? / 97 13.1. Czym się różni kredyt od pożyczki? / 97 13.2. Remont ze środków własnych przy niskiej inflacji / 98 13.3. Kredyt wyższej konieczności / 99 13.4. Kredyt z dotacją kapitałową / 100 14. Remont, przebudowa czy modernizacja? / 101 15. Kredyt / 105 15.1. Koszty kredytu / 105 15.2. Zabezpieczenie spłaty kredytu / 111 16. Jak banki obliczają odsetki od kredytu? / 115 17. Zaliczki na fundusz remontowy / 121 17.1. Opłata za zużycie nieruchomości wspólnej / 125 18. Ocena zdolności kredytowej wspólnoty / 127 19. Uchwały wspólnoty dotyczące inwestycji / 133 20. Umowa kredytowa / 141 21. Kredyt inwestycyjny – komercyjny lub z obniżonym oprocentowaniem ze środków Regionalnych Programów Operacyjnych / 147 22. Kredyt z pomocą publiczną – premią termomodernizacyjną lub remontową Banku Gospodarstwa Krajowego / 151 23. Odpowiedzialność wspólnoty oraz egzekucja / 155 24. Dotacje na inwestycje termomodernizacyjne / 157 24.1. Nowe przepisy od 13 kwietnia 2020 r. / 158 24.2. Kredyt w banku z listy BGK / 160 24.3. Koszty kredytu termomodernizacyjnego / 163 25. Dotacje na inwestycje remontowe / 165 26. Dotacja ELENA na przygotowanie dokumentacji technicznej / 169 27. Kredyty preferencyjne w ramach Regionalnych Programów Operacyjnych / 171