Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili - S.J. Scott [KSIĄŻKA] Proszowice

Trudno sobie dziś wyobrazić życie bez poczty elektronicznej. Ten wynalazek może znakomicie ułatwić komunikację zarówno w pracy, jak i w rodzinie czy między przyjaciółmi. Dzięki e-mailom zyskujemy na efektywności i sprawniej się porozumiewamy. Niestety, nieumiejętne korzystanie z poczty elektronicznej przynosi więcej szkody niż pożytku: zabiera mnóstwo czasu, obniża wydajność pracy i podnosi poziom stresu. Łatwo się rozproszyć nieistotnymi wiadomościami i stracić koncentrację. Jeśli w tym czasie pracujemy nad jakimś ważnym projektem, konsekwencje mogą być poważne. Jak więc poradzić sobie z codziennym zalewem poczty? Rozwiązaniem jest rutyna. Jak wykorzystać ją do utrzymania porządku w swojej skrzynce pocztowej, podpowie Ci ta książka. Sprawdzisz, czy ulegasz ograniczającym przekonaniom na temat poczty elektronicznej, i wdrożysz dziewięcioetapowy plan ogarnięcia panującego w niej bałaganu. Znajdziesz tu mnóstwo pożytecznych wskazówek, dzięki którym wyrobisz w sobie dobre nawyki. Wprowadzenie takiej rutyny pozwoli Ci na zwiększenie efektywności pracy nie tylko z pocztą elektroniczną. Z pewnością znasz zaawansowane narzędzia, które służą do zarządzania e-mailami, i już wiesz, że nie rozwiązują one zasadniczego problemu. W tym poradniku, owszem, opisano kilka takich narzędzi, jednak podano również, jak poprawnie ich używać. W książce: sześć błędnych przekonań na temat poczty elektronicznej siedem nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą cztery złote działania w zarządzaniu pocztą dziesięć zasad efektywnego pisania e-maili sześć narzędzi wspomagających utrzymywanie porządku w poczcie Odzyskaj kontrolę nad swoją pocztą! Spis treści: Prezent dla Czytelników Dlaczego powinieneś posprzątać w swojej skrzynce odbiorczej Kim jestem? Ograniczające przekonania na temat poczty elektronicznej Ograniczające przekonanie nr 1. Musisz być stale dostępny Ograniczające przekonanie nr 2. Poczucie "winy" Ograniczające przekonanie nr 3. Krótkie maile są niegrzeczne Ograniczające przekonanie nr 4. Myślenie, że inni ludzie są ważniejsi niż Twoje własne priorytety Ograniczające przekonanie nr 5. Traktowanie skrzynki odbiorczej jak listy zadań do wykonania Ograniczające przekonanie nr 6. Rozwiązaniem może być ogłoszenie "bankructwa mailowego" 7 nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą Nawyk nr 1. Zarezerwuj sobie czas na zajmowanie się mailami Nawyk nr 2. Praktykuj "zasadę pięciu zdań" Nawyk nr 3. Inteligentnie filtruj swoje wiadomości Nawyk nr 4. Każdą wiadomość "obsługuj" tylko raz Nawyk nr 5. Całkowicie wyeliminuj bezużyteczne wiadomości Nawyk nr 6. Naucz się pisać bezwzrokowo Nawyk nr 7. Ceń swój czas Twój kolejny krok Krok 1. Wyłącz powiadomienia o przychodzących mailach Krok 2. Wyłącz wszystkie pozostałe powiadomienia Krok 3. Ogranicz liczbę skrzynek odbiorczych Działanie 1. Zrezygnuj z tylu różnych kont i skrzynek odbiorczych, z ilu tylko możesz Działanie 2. Stosuj filtry poczty elektronicznej Działanie 3. Proaktywnie ignoruj niektórych adresatów Działanie 4. Opracuj system przetwarzania wiadomości z każdej skrzynki odbiorczej Krok 4. Stosuj 4 Złote Zasady dotyczące zarządzania pocztą Wybór 1. Usuń Wybór 2. Deleguj Wybór 3. Odrocz Wybór 4. Zrób Wykształcanie nawyku stosowania 4 Złotych Zasad Krok 5. Utwórz jedną, centralną lokalizację dla często używanych plików Krok 6a. Zacznij korzystać z szablonów odpowiedzi Krok 6b. Wykorzystaj programy do wysyłania szablonowych odpowiedzi I. Szablony w kliencie poczty Gmail II. Szablony w Outlooku III. Szablony odpowiedzi w Yahoo! IV. Szablony odpowiedzi w aplikacji Mail (Apple) V. Szablony odpowiedzi w Mozilla Thunderbird Programy komputerowe ułatwiające odpowiadanie za pomocą szablonów Krok 7. Korzystaj z 10 zasad efektywnego pisania maili Zasada 1. Pamiętaj, że krótkie odpowiedzi wcale nie są niegrzeczne Zasada 2. Używaj pogrubionego tekstu i numerowanych list Zasada 3. Precyzyjnie formułuj tematy swoich wiadomości Zasada 4. Ogranicz do minimum bezsensowne odpowiedzi Zasada 5. Usuwaj wszelkie zbędne informacje Zasada 6. Przestań zadawać pytania otwarte Zasada 7. Przedstaw konkretne działania Zasada 8. Wystrzegaj się wielu pytań naraz Zasada 9. Precyzyjnie nazywaj załączniki Zasada 10. Przestrzegaj zasady pięciu zdań Krok 8. Korzystaj z filtrów wiadomości Dlaczego filtrowanie jest ważne? Jaki jest najlepszy sposób na filtrowanie wiadomości poczty elektronicznej? Jak działają filtry złożone? I. Filtrowanie wiadomości w usłudze Gmail II. Filtrowanie wiadomości w Outlooku III. Filtrowanie wiadomości w usłudze Yahoo! Jak filtry mogą pomóc Ci w utrzymaniu pustej skrzynki odbiorczej? Krok 9. Przenoś konwersacje dotyczące współpracy na inne platformy Narzędzie 1. Kalendarz (Google/Outlook) Narzędzie 2. Outsourcing współpracy Narzędzie 3. Basecamp lub HyperOffice Narzędzie 4. Ankiety online Narzędzie 5. Wiki Narzędzie 6. Telefon lub Skype Wskazówki pozwalające oszczędzić czas przy obsłudze poczty elektronicznej Wskazówka 1. Używaj podpisów Wskazówka 2. Umieść pliki w chmurze Wskazówka 3. Używaj kart, nie okien Wskazówka 4. Utwórz listę dystrybucyjną Wskazówka 5. Naucz się skrótów klawiaturowych Narzędzia pomagające uzyskać pustą skrzynkę odbiorczą Narzędzie 1. Evernote Narzędzie 2. SaneBox Narzędzie 3. Mailstrom Narzędzie 4. IFTTT Narzędzie 5. Używaj szybkiej przeglądarki Narzędzie 6. Gmail Unsubscriber Mam 10 tysięcy maili! Co robić? Krok 1. Poświęć 30 minut dziennie Krok 2. Wykształć nawyk oczyszczania swojej skrzynki pocztowej Krok 3. Zrezygnuj ze zbędnych subskrypcji Krok 4. Sortuj wiadomości według nadawcy Krok 5. Usuń jednorazowo wszystkie wiadomości śmieci Krok 6. Udzielaj odpowiedzi na innych platformach Krok 7. Archiwizuj ważne wiadomości e-mail Krok 8. Odpowiadaj poszczególnym osobom Krok 9. Bądź konsekwentny i nie ustawaj w wysiłkach Krok 10. Unikaj powtarzania tych samych błędów Uwagi końcowe O autorze: S. J. Scott — autor wielu książek o samodoskonaleniu. Prowadzi również blog Develop Good Habits. Zarządza odnoszącą sukcesy firmą internetową, a w wolnych chwilach czyta, gimnastykuje się i zwiedza najdalsze zakątki świata. Jak sam przyznaje, takie pełne sukcesów życie nie byłoby możliwe bez uświadomienia sobie, że sam odpowiada za swoje losy i że dzięki zmianie codziennych nawyków może stać się lepszym i szczęśliwszym człowiekiem. Teraz zajmuje się przede wszystkim dzieleniem się swoimi doświadczeniami w dziedzinie samodoskonalenia.