Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych w firmie z uwzględnieniem Krajowego Pacanów

Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych w firmie z uwzględnieniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) (z suplementem elektronicznym) Wydawca: Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr Sp z o.o. autor: Jarosław Jurga symbol: RFK1585e objętość: 92 str. format: B5 oprawa: miękka klejona wydanie: 2025 ISBN: 978-83-8253-088-9 Gotowy wzór instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych – polecany szczególnie dla małych i średnich firm – z wprowadzeniem merytorycznym. Autor przedstawia najważniejsze zagadnienia związane z prawidłowym przygotowaniem instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów w firmach ze szczególnym uwzględnieniem problemów związanych z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur, takie jak: zasady kontroli dowodów księgowych, weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym (własnych i obcych, dekretacja), KSeF – nadawanie uprawnień i obsługa faktur ustrukturyzowanych, zasady obiegu dokumentów (zewnętrznych i wewnętrznych), wystawianie i korygowanie faktur sprzedaży, inwentaryzacja i dokumenty z nią związane, odpowiedzialność materialna pracowników, archiwizacja i przechowywanie dokumentów (w tym: od 1 lutego 2026 r. po wejściu w życie KSeF), archiwizacja a ochrona danych osobowych, kontrola wewnętrzna i odpowiedzialność za przestrzeganie instrukcji. Integralną częścią publikacji jest gotowy wzór zarządzenia wewnętrznego – instrukcja ma charakter poglądowy i stanowi propozycję uporządkowanego modelu dokumentowania procesów obiegu i kontroli dokumentów księgowych w firmie. Jej treść powinna być każdorazowo dostosowana do indywidualnych potrzeb, struktury organizacyjnej oraz specyfiki działalności danej jednostki. Zamieszczone w książce wzory są dostępne w wersji edytowalnej w suplemencie elektronicznym. Zainstalowanie suplementu wymaga systemu operacyjnego Windows. Spis treści Wprowadzenie ....7 Zakres stosowania .....7 Dokumenty księgowe ...8 Kontrola dowodów księgowych ..9 3.1. Weryfikacja dokumentów pod względem merytorycznym ....9 3.2. Kontrola merytoryczna dowodów księgowych dotycząca rozliczenia inwestycji.11 3.3. Kontrola formalno-rachunkowa ..12 4. KSeF – nadawanie uprawnień i obsługa faktur ustrukturyzowanych ..13 4.1. Metoda elektroniczna ...13 4.2. Metoda poprzez zgłoszenie ZAW-FA ..15 5. Uwierzytelnienie do KSeF...17 6. Wystawianie faktur sprzedaży w KSeF ...17 7. Odbiór faktur zakupu poprzez KSeF ..18 7.1. Faktury wystawione w trybie online ...18 7.2. Faktury wystawione w trybie offline24 ..19 7.3. Faktury wystawione w trybie offline (niedostępność systemu) 19 7.4. Faktury wystawione w trybie awaryjnym ..20 7.5. Organizacja procesu odbioru w przedsiębiorstwie ..20 7.6. Rejestracja i wstępna klasyfikacja...21 7.7. Integracja z systemami wewnętrznymi ...21 8. Postępowanie w razie niedostępności KSeF ..22 9. Obieg dokumentów zewnętrznych (obcych) – faktury zakupu, rachunki, umowy ..25 10. Przyjmowanie dokumentów obcych .26 10.1. Ewidencja wpływu dokumentu księgowego.28 10.2. Weryfikacja merytoryczna dokumentu obcego 31 11. Umowy cywilnoprawne jako dokumenty finansowe ...31 12. Obieg dokumentów zewnętrznych (własnych) – faktury sprzedaży, noty księgowe .33 13. Wystawianie faktur sprzedaży .....34 14. Korygowanie faktur sprzedaży .36 14.1. Korygowanie faktur sprzedaży w systemie KSeF – analiza procedur i przypadków praktycznych ....36 14.2. Podstawy prawno-techniczne procesu korygowania w środowisku KSeF ..36 14.3. Typologia korekt i procedury ich realizacji .36 15. Noty księgowe po wejściu w życie KSeF ....39 16. Obieg dokumentów wewnętrznych .39 16.1. Polecenia księgowania (PK) ..39 16.2. Dokumenty magazynowe ...39 16.3. Dokumenty dotyczące środków trwałych ....40 17. Inwentaryzacja i dokumenty z nią związane ...40 18. Archiwizacja i przechowywanie dokumentów....40 19. Nowelizacja przepisów związanych z archiwizacją dokumentów po wejściu w życie KSeF .41 20. Archiwizacja a ochrona danych osobowych....42 21. Kontrola wewnętrzna i odpowiedzialność za przestrzeganie instrukcji ....42 Zarządzenie w sprawie wprowadzenia instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych ..45 Instrukcja obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych ....46 Załącznik do Instrukcji obiegu, kontroli i archiwizacji dokumentów księgowych – Wzory dokumentów i formularzy.....68 WZÓR 1. Formularz obiegu faktury elektronicznej ....68 WZÓR 2. Rejestr faktur kosztowych z KSeF ...70 WZÓR 3. Zawiadomienie o nadaniu uprawnień do KSeF (ZAW-FA) ...70 WZÓR 4. Protokół awarii KSeF ....73 WZÓR 5. Ewidencja uprawnień do KSeF .74 WZÓR 6: Miesięczne zestawienie faktur według trybów ..75 WZÓR 7. Kontrolka weryfikacji kodów QR ....76 WZÓR 8. Nota przekazania dokumentów do archiwum ...77 WZÓR 9. Raport problemów technicznych KSeF ..78 WZÓR 10. Upoważnienie do obsługi KSeF ...79 WZÓR 11. Zasady kontroli dokumentów księgowych....80 WZÓR 12. Karta kontroli dokumentu księgowego ....87